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2005/11/08

マイツールで人数集計

私が今の会社に入って、最初に作ったデータが従業員名簿でした。前の会社でマイツールをやっていたので、今ではマイツールがないと仕事になりません。で、自前のパソコンを持ち込んで、仕事をしています。

まずは従業員の名簿がないことには始まらない、ということで、データを入力。名前、所属、生年月日、入社年月日等を入力。退職者がいる場合は、退職年月日を入力して別ページに書き込みます。

先日、ある調査票が来ました。

その項目の中には、男女別平均年齢とか、年代別人数とかがあります。平均年齢は名簿があれば、AV(アベレージ)命令で簡単にでます。が、年代別人数というのがなかなか面倒なモノなんですね。10代が何人、20代が何人・・・・で、これを男女別に記入する必要があります。当社は20数名ですから、指折り数えたり、正の字を数えていけばなんとかなりますが、人数が多い会社では大変な作業でしょう。

名簿には、男女の区別ができるようにしてあります。たとえば、男1、女2とします。あとは生年月日から集計起算日現在の年齢を算出します。これも引き算ですからカンタンです。

データがそろったらいよいよ集計です。TM(トータルマトリックス)命令を使います。一行一データのデータの2列を使って、縦軸、横軸に展開し、縦横集計表を作るコマンドです。

TM命令には集計の方法が6通りあります。今回は「3.範囲別件数」を使用します。縦軸横軸を指定した後、範囲を聞いてきますので、「初めの値、分割数、増分」を入力します。

たとえば、20,6,10とします。そうすると、年齢が20未満30未満40未満50未満60未満60以上の6範囲に分けて件数(人数)を集計してくれます。縦軸に男女別を取りますから、これで出来上がりです。

毎年、新潟市から来る調査よりも細かい項目が沢山ありました。3年以内の退職者の勤続年数、年齢、男女別なんかありまして、現在の従業員名簿&退職者名簿がデータであればカンタンに集計する事ができました。

マイツールはデータさえしっかり作ってあれば、様々な加工がカンタンにでき、色々な集計、分析がカンタンにできます。こんな風なデータをこういう切り口で表したいと言う意志が明確であれば、それを再現するにのに有効な道具だと思えます。

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コメント

さださん、こんにちは。

TM命令と同じようなことをエクセルでやろうとすると難しいらしいですね(私はやったことはありませんが)。マイツールの良いところ、表計算ソフトの良いところ、それぞれの利点を活かして仕事をしていくのが良いですね。

 こんにちは!
ほんと、TMって便利ですよねぇ。私も、元々リコーの営業をやっていて、今は製造業の購買をやってます。ほとんどの業務をマイツールでこなしてます。フリーになってからはエクセルとのやりとりも簡単になって・・。マイツールでデータをTMなどで加工して、エクセルで見栄えをよくするなどして活用してます。
手放せません!

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