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2008/02/02

マイツールでコピー機見積集計

先日、我が社ではコピー機入替のため各社から見積書を提出していただきました。いつもリースで購入していますが、現在のコピー機は5年リースはとっくに終わり、再リースを数年続けていた機械でした。修理の頻度も高くなり、かなりガタが来ていたのです。

そこで、見積を4社にお願いしました。各社ほぼ同様の仕様にしてもらっての見積です。その際、比較対象になるのは本体価格とランニングコスト。1枚当たりいくらになると言う単価の見積です。月々の使用枚数によって、支払が発生します。そして、その代金に保守やトナー料も含まれるというわけです。

現在はカラーコピー機それもFAXやプリンタとしても使える複合機が主流のようですが、当社ではモノクロプリンタを単体で使うことにしました。4社の見積書が出揃ったところで、集計をします。やっぱりマイツールを使います。前の会社の時に使ったデータが残っていましたので、ちょこちょこっと直して使えました。

Copy_2

1列目は会社名、2列目は1分当たりの印刷枚数。30枚/分を最低条件にしてあります。3列目は本体価格。4列目から8列目は1枚当たり単価。基本料金が掛かる場合もあります。一定枚数を越えると単価が下がる場合もあります。で、これだとなんだか分からないので、2500枚になるといくらになるかを計算したのが9列目。

10列目は月2500枚を5年使った場合の計算。9列目を60倍してあります。5年分のランニングコストの目安の金額になります。本体価格(3列目)とランニングコスト(10列目)を合計したのが11列目合計金額です。見積書が来た順番で入力しまして、終わったところで11列目の小さい順にS(ソート)命令で並び替えます。その結果が上のデータになります。

本体価格でソートするとC社が破格で次がD社となりますが、ランニングコストが高いC社とD社は結果的には3番、4番と言うことになりました。A社とB社は本体価格はあまり変わりはありませんが、単価の微妙な差が5年分で換算すると数万円の開きとなっていきました。

結果、A社が最も安価となりました。性能的には各社とも大きな違いはありませんでしたので、今回は本体価格とランニングコスト(5年分)の合計金額によって、A社に発注決定となりました。

見積書の提示の仕方が各社まちまちなので、一見するとどの会社が一番安価なのか分かりませんでしたが、マイツールに入力し、計算、並び替えをすることによって一目でわかるようになりました。パソコンの三大利点「検索、並び替え、再利用」のうち、再利用と並び替えをマイツールで実行することによって、カンタンに集計することが出来ました。ホント便利です。

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