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2008/09/11

私の仕事法 Vol.4

私の仕事の中心はマイツールです。MSオフィスも使ってはいますが、補助的な使い方です。今日はマイツールの中身をご紹介します。

マイツールは、データベースソフトです。表計算とは違って、1行1データの形式でデータを保存していき、そのデータの中から必要なデータを検索し、並べ替え、加工する。これが基本的な使い方になります。エクセルのシートとは違い、データはページ主義になっています。それが、ファイルの中にあります。「100ページのノートが1冊」それがマイツールのファイルの概念です。ファイルには2種類ありますが、固定ファイルについて書きます。

マイツールをインストールすると、最初はマスタページ1500ページ、サブページ150ページでファイルが区切られます。それ以外にもFILE命令を使って、ファイルを増やすことが出来ます。

私の場合、マスターページは、なんでもかんでも詰め込むファイルにしています。特にジャンル分けすることもなく、データを次から次へとため込んでいく感じです。サブページは一時的にデータを保存しておくファイルです。SH命令で検索してきたデータを、一時的に書き込むようなときに使います。

私は仕事単位でファイルを作っています。決算だとか、年末調整だとか、固定資産だとか、経営計画だとか、労働保険だとか、資金繰りだとか、スケジュール管理だとか、名簿だとか、様々です。現在、私のマイツールには130ほどのファイルがあります。

新しい仕事を始めるときには、まずファイルを作ります。基本は100ページ。昔のマイツールは、フロッピーディスク(FD)でしか任意のファイルが作れませんでした。FD1枚に作れるページが100ページ。その名残があって、とりあえずファイルを作るときには、100ページとしています。足りなくなったら、あとでページ数を変更することが出来ます。

あとは、そのファイルにその関連のデータを書き込んでいく事になります。最初はマスターページに保存していても、後で関連ファイルにコピーすることもあります。その仕事をしようとするときには、そのファイルを開けば、関連のデータがあるという状態です。

ファイルを作るときに、アルファベットや数字でファイル名を付けます。その時、あまり長くならないように2~4文字くらいで決めます。名簿なら"ME"、年末調整なら"NE"とかです。覚えられるくらいでないといけません。

ファイルを開くときには、チェンジファイルCHF命令を使います。その時に、ファイル名を入力するのですが、いちいちファイルタイトルを見て入力するのが面倒なときもありますので、短めで覚えやすいファイル名が良いでしょう。

私は、コマンドCMD命令を使って、CHF命令を登録してあります。CMD命令は、よく使う一連の動作を、コマンドやページ数等を羅列して登録しておく命令です。その任意のコマンドの名前としてファイル名を指定すると便利です。名簿が見たいなと思えば、仕事は=MEドンと入力すればすぐにそのファイルに辿り着くことが出来るわけです。

マイツールは汎用データベースソフトですから、使い方は自由自在。使い手によって、いろんな使い方があります。ちょっとしたアイディアでますます便利になります。

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