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2008/10/14

私の仕事法 Vol.5

私の仕事の中心はマイツールです。今日は仕事に欠かせない名簿管理についてご紹介します。

マイツール研修でも最初にやるのが名簿の入力です。誰もが持っている名前ですから、練習を兼ねて入力するにはもってこいの素材な訳です。どこの、誰、住所、電話番号、生年月日等々、入力していきます。

私が今の会社で最初に作ったマイツールのデータも社員名簿でした。事務の仕事には欠かせない社員名簿です。どの部署に所属していて、どんな仕事を担当して、どこに住んでいて、年齢は?勤続年数は?と活用方法は多岐にわたります。

もともとあった印刷された名簿のエクセルデータをいただき、マイツールに変換。これはカンタンです。エクセルデータの必要な部分をコピーし、マイツールの画面に切り替えたら、MPAST命令を実行します。これだけで、マイツールで使うためのフォーマットが出来上がります。せっかくデータとしてあるのであれば、再入力することはありません。データはもらうに限ります。

マイツールのデータ入力時は、共通の入力方法で統一するのがよいです。名簿もあとで、データとしての活用をしていきますから、一定の規則に従って入力していくと、検索SH命令や、並べ替えS命令や、更新UPD命令を使うときに便利です。

名前は原則5文字で入力します。苗字2文字+名前2文字の場合は、間に全角スペースを1文字入れます。苗字2文字+名前1文字の場合は、間に2文字分、苗字3文字+名前2文字の場合はスペースなしで、連続5文字にします。6文字以上の場合も同様です。

住所や会社名、電話番号等のカタカナ、英数字は半角で入力します。エクセルデータ等もらったデータの場合は、この規則に従っていない事が多いですから、一気に変換してしまいます。チェンジタイプCTP命令を使います。全角→半角、半角→全角、大文字→小文字なんかに変換が出来ます。

あとは不足している項目を付け足したり、不要な項目を削除したり、列の並び替えをしたり、桁数を変更したりして整理します。これで終了。現在の社員名簿の項目はこんな感じになっています。

名前 CD 経費 部門 役職 郵便番号 住所 電話番号 最終学歴 生年月日 性 入社日 被保険者番号 取得転入日

もちろん、最初に作った時のデータとは違っています。使いながら、付け足したり、削除したりと工夫をしていき、現在のフォーマットになりました。これを使って、給与のデータや、社会保険関係のデータ等々に加工して使っていきます。

次回は、同じ名簿ですが、「名刺管理」についてです。

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